4 eenvoudige tips voor het maken van effectievere data-presentaties
Het presenteren van data wordt vaker gezien als een lastige klus. Een finance manager die bedrijfsresultaten evalueert met de CFO zal data heel anders presenteren dan een consultant die een nieuwe merkstrategie presenteert aan een klant. Er zijn zoveel keuzes die je moet maken en de software helpt ook niet echt. Door jezelf vier vragen te stellen voordat je belangrijke informatie presenteert, kun je collega’s, klanten en managers helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen.
1. Gebruik ik de juiste grafiek?
Dit is de standaardgrafiek die Excel ons voorstelt op basis van de omzetgegevens over januari t/m september.
Het kiezen van een goede grafiek hoeft niet lastig te zijn. Er zijn weliswaar talloze grafieken voor het analyseren van data, maar als we data willen uitleggen en communiceren, is het belangrijk dat we informatie delen op de meest duidelijke manier. Want pas als iedereen jouw boodschap begrijpt, onthoudt en kan uitleggen aan anderen, is de impact maximaal. Bij het kiezen van een effectieve grafiek kun je letten op het volgende:
Wil je een verandering in de tijd laten zien?
Bijvoorbeeld de omzetontwikkeling in de afgelopen maanden. Gebruik dan een lijngrafiek.
Wil je zaken vergelijken?
Bijvoorbeeld de omzet van winkel A vergelijken met de omzet van winkel B, C en D. Gebruik dan een kolomgrafiek.
Wil je de verhouding laten zien?
Bijvoorbeeld de omzet van winkel C ten opzichte van de omzet van alle winkels samen. Gebruik dan een taartdiagram.
Het gaat in dit voorbeeld om de ontwikkeling van de omzet in de maanden januari t/m september. Dat is een verandering in de tijd, daarom kiezen we voor een lijngrafiek. Verder zal onze doelgroep niet zozeer geïnteresseerd zijn in de werkelijke omzet en de verwachte omzet zélf (want dan zal de lezer alsnog zelf het verschil moeten uitrekenen), maar vooral in het verschil tussen die twee. De verwachte omzet zetten we dan op ‘0’ en boven en onder de nul laten we de positieve of negatieve afwijking zien t.o.v. de verwachting:
2. Kan ik ruis elimineren?
Excel gebruikt standaard de kleuren rood en blauw. In de reclamewereld noemen ze die combinatie ‘vibrerende kleuren’. Dat is een agressieve kleurcombinatie die de aandacht moet trekken van consumenten. De combinatie rood en blauw vormt in ons Excel-voorbeeld één groot kleurblok. Het werkt als een magneet en leidt hier af van de belangrijkste boodschap: namelijk de omzetdaling in de laatste 3 maanden. Door ruis te elimineren help je de lezer de aandacht te richten op wat écht belangrijk is. Dit zijn andere stappen die je kunt nemen om ruis te elimineren:
– Verwijder alle decoratie, zoals kaders rondom de grafiek, tickmarks en hulplijnen.
– Maak getallen niet onnodig complex: 1 is duidelijker dan 1,00.
– Maak alle overgebleven elementen in de grafiek grijs.
– Geef alleen die ene belangrijke boodschap een afwijkende en opvallende kleur.
3. Is de titel informatief?
De kop van een grafiek is kostbare ruimte. Als je die ruimte niet efficiënt gebruikt, gaat veel kennis in de organisatie verloren. Vermijd informatieloze titels zoals ‘omzet 2019’. Het doel van een grafiek is om lezers te informeren, niet om ze te laten raden naar wat de data ons laten zien. Schrijf een duidelijke en informatieve kop, die bestaat uit een:
a. titel (jouw waarneming)
b. subtitel (de meting)
a. Titel: jouw waarneming
– Beschrijf het belangrijkste nieuwe inzicht dat de data laten zien
– Wat je wil dat de lezer onthoudt? In ons voorbeeld: de omzetdaling in de laatste drie maanden.
b. Subtitel: de meting
– Feitelijk en neutraal
– Wat, Hoe en Wanneer van de meting: afwijking t.o.v. de verwachte omzet (€ mln) in 2019
4. Is de uitleg duidelijk?
Beeld en tekst vullen elkaar aan. Beiden zijn belangrijk. In een grafiek zien mensen wat er gebeurt. Wat ze zien, geloven mensen. Door het tekstueel toe te lichten en uit te leggen, begrijpen mensen ook waaróm iets gebeurt.
Gebruik visuele annotatie om uit te leggen waarom iets gebeurt. In ons voorbeeld: leg met een visuele annotatie uit waarom de omzet in de laatste drie maanden steeds verder daalt.
Het voorbeeld laat zien hoe belangrijk het is om data goed te communiceren. En Excel biedt ons de oplossing niet. Door jezelf deze vier eenvoudige vragen te stellen bij het presenteren van belangrijke data, kun je de data presenteren op een manier die iedereen direct begrijpt en ook overtuigt van de kansen en risico’s die de data laten zien.
Voor meer bruikbare tips over het effectief communiceren van data, volg de SkillsLab op Linkedin.