MENU SLUITEN
Datavisualisatie_betere_beslissingen

Hoe datavisualisatie managers helpt betere beslissingen te nemen

In 2011 publiceerde McKinsey een rapport waarin ze voorspelden: 'Big Data is the Next Big Thing in Business'. “Bedrijven die willen innoveren en concurrentievoordeel willen halen, zullen hierin moeten investeren” kopt het rapport verder. Anno 2019 is die voorspelling werkelijkheid geworden en kampen veel organisaties met het zogenaamde DRIP-syndroom: Data Rich en Information Poor. Ze beschikken over een enorme hoeveelheid data, maar weten vaak niet hoe ze die data kunnen inzetten voor meer kennis, innovatie en concurrentievoordeel.

DOOR: ERIC JANSSEN

15 JUNI 2019

LEESTIJD: 12 MINUTEN

Big Data: Next Big Thing in Business

Anno 2019 is McKinsey’s voorspelling uit 2011 de realiteit geworden. Er zijn volgens McKinsey een aantal oorzaken aan te wijzen voor de explosieve groei van de hoeveelheid data: de opslag van gegevens is goedkoop geworden en de tools voor data-analyse zijn inmiddels volwassen. Bedrijven investeren massaal in data-infrastructuur en het verzamelen van gegevens. 90% van alle data in de wereld is verzameld in de laatste twee jaar. En de verwachting is dat dat komend jaar nog eens meer dan verdubbelt. Data zijn niet alleen van waarde voor bedrijven, ook de publieke sector, de gezondheidszorg en overheden kunnen data op een creatieve en effectieve manier gebruiken om hun efficiency en kwaliteit te verbeteren.

Groei van data in de wereld

We verzamelen inmiddels zó veel data dat we ze niet echt meer kunnen begrijpen. We zijn niet meer in staat om informatie-waarde te halen uit die enorme hoeveelheid gegevens. Onderzoek wijst zelfs uit dat de kwaliteit van beslissingen afneemt, als we overladen worden met zoveel gegevens. Professor dr. Sitskoorn is hoogleraar klinische neuropsychologie aan de Universiteit van Tilburg en is een van die onderzoekers. In dit filmpje legt ze uit dat de kwaliteit van beslissingen afneemt, als we te maken krijgen met een overload aan informatie. 

Informatie-overload

Ook bestuurders en managers worden geconfronteerd met informatie-overload, wat leidt tot sub-optimale beslissingen voor  organisaties. Bestuurders beschikken beschikken over veel middelen, maar is er altijd acute schaarste op één vlak: tijd. Ze worden vanuit de organisatie overladen met dikke rapportages vól met data. Veel van die rapportages lijden aan het zogenaamde DRIP-syndroom: Data Rich and Information Poor.

De wetenschap

Mensen denken in beelden. Als iemand het woord ‘hond’ tegen ons zegt, dan denkt ons brein aan een vriendelijk hondje met kwispelende staart en niet aan de letters H-O-N-D. Beeld is de taal van ons brein. ‘Zien’ is wat ons brein doet. Het is wat het het beste kan en wat ons brein het liefste wil. 

Bovendien overtreft ons gezichtsvermogen ieder ander menselijk zintuig. Bijna 70% van onze hersenactiviteit is gewijd aan ‘zien’. Door recent neuropsychologisch onderzoek wordt steeds meer bekend over hoe ons brein informatie verwerkt. Zo concludeerde dr. John Medina dat mensen die informatie horen, drie dagen later 10% van de informatie onthouden hebben. Door beeld toe te voegen aan die informatie onthouden mensen drie dagen later nog 65% van de informatie. Dr. Colin Ware onderzocht hoe we die wetenschappelijke kennis over de werking van ons brein kunnen gebruiken in ons werk en stelt vast dat de enige manier om écht waarde te halen uit zoveel gegevens en ze ook écht goed te begrijpen, is door data te visualiseren. Want alleen door data te visualiseren kunnen we er snel belangrijke patronen, uitschieters en trends in ontdekken.

Bedrijven gaan kansen missen

Bedrijven die investeren in datavisualisatie zullen het in de toekomst beter doen dan bedrijven die dat niet doen. Want bedrijven die goed zijn in het visualiseren van data zullen in al die gegevens die ze verzamelen, nieuwe kansen, risico’s en trends ontdekken. Op basis van wat ze zien, zullen ze betere strategische keuzes kunnen maken. Bedrijven die niet investeren in datavisualisatie zullen die belangrijke ontwikkelingen niet ontdekken en zullen daardoor kansen missen en risico’s te laat ontdekken. 

Het is om die reden dat leiders van organisaties zich meer en meer omringen met managers en professionals die visueel kunnen denken en nieuwe data-gedreven ideeën visueel kunnen uitleggen. Kunnen ze dat niet, dan worden ze gezien als minder waardevol voor de organisatie. CEO’s die we spreken, vragen zich steeds vaker af wat de jarenlange investeringen in big data en technologie de onderneming nu eigenlijk écht hebben opgebracht. Nu organisaties enorme bedragen hebben geïnvesteerd in infrastructuur en het verzamelen van data, is het delen van belangrijke bedrijfsinformatie geen technologisch probleem meer, maar zal de oplossing gezocht moeten worden in betere communicatie. Data-gedreven organisaties die op zoek zijn naar nieuwe inzichten op basis van de gegevens die ze verzamelen, zullen dan ook beter moeten worden in visueel denken en visuele communicatie.

Wat we nodig hebben in organisaties is een brede cultuur van datavisualisatie: de capaciteit van organisaties om visueel te denken en visueel te communiceren, zodat belangrijke informatie sneller wordt begrepen en waardevolle kennis effectiever kan worden gedeeld. Want meer kennis leidt tot meer innovatie.

Hoe creëren we een organisatiebrede cultuur van datavisualisatie die managers helpt betere en snellere beslissingen te nemen? 

 

Datavisualisatie (of data design) is geen ingewikkelde kunstvorm die alleen beheerst wordt door een groepje fanatieke data-nerds. Het is een vaardigheid die iedere professional kan leren. Bovendien is het geen nice-to-have skill meer in het huidige landschap van big data. Want alleen door het bevorderen van een organisatiebrede datavisualisatie cultuur kunnen executives, maar ook teams en managers in alle afdelingen data beter en sneller begrijpen. Ze zullen daardoor komen tot betere vragen, betere discussies, betere probleemoplossingen en uiteindelijk betere beslissingen.

Information is the lifeblood of innovation

PROF. DAVID AAKER
HOOGLERAAR MERKSTRATEGIE
BERKELEY HAAS BUSINESS SCHOOL
AUTEUR BESTSELLER BOEKEN
OVER MERKSTRATEGIE

Organisaties staan voor steeds meer uitdagingen in een snel veranderende wereld waar innovatie de belangrijkste concurrentiefactor is geworden. Want als dát het doel is, het creëren van innovatieve organisaties die groei en positieve impact kunnen realiseren, dan is implementatie van een strategie voor datavisualisatie onmisbaar. 

Bij B&F zien we de oplossing voor het creëren van een breedgedragen datavisualisatie cultuur in het implementeren van een datavisualisatie strategie. Een datavisualisatie strategie is een plan dat aangeeft hoe een organisatie data wil omzetten in waardevolle visuele informatie die maximaal bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen. Kennis van datavisualisatie is een need-to-have-skill geworden voor iedereen die bijdraagt aan het realiseren van organisatiedoelstellingen. Want alleen met een datavisualisatie strategie zijn organisaties in staat om strategische beslissingen te nemen die gebaseerd zijn op data in plaats van esthetiek of intuïtie.

Voor organisaties die willen groeien door middel van innovatie en optimale efficiency op basis van data, onderscheiden we bij B&F twee belangrijke fases in de datavisualisatie strategie: het formuleren van een visie en het implementeren van de strategie.

1. Visie

De eerste en belangrijkste stap in de datavisualisatie strategie is aangeven wat een organisatie wil bereiken met de visuele informatie. Dit is het formuleren van de visie. Die visie vormt het ankerpunt en bepaalt de richting voor de toekomst. Alle stappen die volgen dienen gekoppeld te zijn aan deze visie. De visie van de datavisualisatie strategie houdt rechtstreeks verband met de algemene bedrijfsstrategie.

2. Implementatie

Om een datavisualisatie strategie met succes binnen een organisatie uit te kunnen voeren, is het belangrijk dat er verbinding ontstaat tussen het plan en de mensen die het moeten implementeren. Dat vraagt enerzijds om een juiste structuur en anderzijds om de juiste managementvaardigheden en tools.

Structuur
Om de implementatie van de datavisualisatie strategie te ondersteunen dienen in de eerste plaats lange termijn doelstellingen vertaald te worden in korte termijn acties. Daarnaast dient de voortgang van de implementatie gemeten te worden. Voor een succesvolle uitvoering van verschillende datavisualisatie projecten wordt ook gekeken naar een organisatiestructuur die past bij het informatieproject. 

Om in de VUCA-wereld van vandaag, belangrijke bedrijfsinformatie, nieuwe ideeën en waardevolle kennis in organisaties te kunnen delen, is een nieuwe manier van denken en communiceren nodig. Visueel denken en visueel communiceren is die nieuwe manier. De CEO van een van onze cliënten hierover: ‘Tot voor kort namen we geen manager aan die niet de basis beheerste van een standaard spreadsheet programma. Nu, nemen we geen manager meer aan die niet visueel kan denken en communiceren.”

We leven in een VUCA-wereld
WE LEVEN IN EEN VUCA-WERELD WAARIN ALLES CONTINU VERANDERLIJK, ONVOORSPELBAAR EN ONDUIDELIJK IS.

Managementvaardigheden
Een belangrijke voorwaarde voor het succes van een organisatie is de vaardigheid van managers om belangrijke informatie op een effectieve en efficiënte manier te delen, zodat de organisatie kan leren en nieuwe kennis kan opbouwen. Opbouw van kennis gebeurt niet door informatie alleen top-down te communiceren, maar vooral ook door bottom-up en lateraal te communiceren binnen organisaties. Managers moeten met hun presentaties teams kunnen inspireren met data. ‘Storytelling met data’ heet die skill. Met de juiste tools en begeleiding kunnen managers die vaardigheid leren.    

Tools
Goede datavisualisatie is niet het visualiseren van cellen in een spreadsheet, maar het op een krachtige visuele manier uitleggen van een nieuw idee. Dat vraagt om een heel andere mindset in organisaties. Een hele organisatie daartoe bewegen, bereik je niet door één of twee medewerkers voor een middagje op cursus te sturen. Daar zijn een strategie, deep learning en de juiste tools voor nodig. Managers hebben behoefte aan tools in de vorm van een effectief framework en een repeterend proces waarmee ze data kunnen ombuigen naar begrijpelijke en bruikbare informatie die gericht is op actie. 

Signaal scheiden van de ruis: een voorbeeld uit de praktijk

Een voorbeeld van de toepassing van ons datavisualisatie framework komt uit de praktijk. We spraken met de CFO van een van onze cliënten (een middelgrote organisatie, waarvan we de naam hier niet kunnen noemen) over het informeren van het bestuur over de maandelijkse omzetontwikkeling. Het finance team gebruikte voor managementrapportages standaard grafieken uit Excel en Tableau (grafiek 1). Op basis van de maandelijkse cijfers constateerde het bestuur dat er eigenlijk weinig verontrustende ontwikkelingen waren te zien in de omzet. De omzet ontliep zich niet veel in de opeenvolgende maanden en de afwijkingen ten opzichte van het budget vielen alleszins binnen de marge. Actie leek niet nodig.

Standaard grafiek Excel, Tableau, Qlik
Grafiek 1 ) DE STANDAARD GRAFIEK UIT EXCEL, TABLEAU OF QLIK IS MEESTAL NIET WAT JE NODIG HEBT

Er kleven echter risico’s aan het gebruik van standaard grafieken in datavisualisatiesoftware. Er zijn meerdere problemen met de bruikbaarheid van deze standaardgrafiek:

  •  de standaard kleuren van de software veroorzaken ruis;
  •  het standaard grafiektype maskeert de belangrijkste boodschap;
  •  informatieloze titel;
  •  duidelijke verklaring bij de zorgwekkende ontwikkeling ontbreekt. 

 

Kleuren veroorzaken ruis
De gebruikte kleuren rood en blauw zijn ‘vibrerende kleuren’. Als ze direct naast elkaar worden gebruikt, roepen ze een illusie van beweging op. Als de lezer hier een poosje naar kijkt, lijkt het alsof de kleuren gaan vibreren. Het geeft aanvankelijk een opwindend effect, maar voelt na tijdje zelfs licht agressief. Vibratie van kleuren is een veelgebruikte techniek in de reclamewereld om aandacht van klanten te trekken, maar dit schreeuweffect uit de reclamewereld werkt minder goed bij het begrijpelijk en inzichtelijk maken van belangrijke informatie en dient daarom voor dat doel vermeden te worden. Het veroorzaakt sterke ruis in de communicatie. De kleuren eisen alle aandacht van de lezer op en leiden daardoor af van de belangrijkste boodschap. 

Grafiektype maskeert de belangrijkste boodschap
Door in deze situatie te kiezen voor een kolommengrafiek ontstaat een enorm blok van (vibrerende) kleuren. Dat kleurblok werkt als een soort magneet: het trekt alle aandacht van de lezer en maskeert daardoor de belangrijkste boodschap: de omzetdaling in de laatste drie maanden.

Informatieloze titel
De titel van een grafiek is kostbare ruimte. Vermijd informatieloze titels die eigenlijk slechts een beschrijving zijn van de dataverzameling.

Ontbreken van een duidelijke uitleg
Tekst en beeld vullen mekaar aan. Beide hebben hun eigen kracht. In een grafiek zien mensen een bepaalde ontwikkeling. Dat is het beeld. Een beeld dat mensen zien, geloven ze. Door het vervolgens nog eens tekstueel toe te lichten, begrijpen ze ook wat er gebeurt. 

Betere resultaten door Dataviz Bootcamp en framework

Samen met haar team volgde de CFO de intensieve Dataviz Bootcamp. Samen leerden ze het datavisualisatie framework toe te passen en kwamen ze al snel tot betere resultaten. Het leidde tot aanzienlijk betere bedrijfsinformatie die wél leidde tot de juiste actie.

Voorbeeld grafiek daling omzet
Grafiek 2 ) DE VERBETERDE GRAFIEK GEEFT NIEUW INZICHT EN LEIDT WEL TOT DE JUISTE ACTIE

Tijd is schaars voor (executive) managers. Onderzoek laat zien dat bestuurders die veel rapporten moeten lezen, eerst scannen op titels om vervolgens in te zoomen op de meest interessante onderwerpen. Door ruimte van titels slim te gebruiken, is de inhoud van de grafiek al duidelijk, zonder dat de lezer gedwongen is om de grafiek helemaal te bestuderen. Het liefst scannen ze titels eerst, om daarna te lezen wat belangrijk is. Door een titel te kiezen die de kern van de boodschap vertelt, wordt scannen op belangrijke informatie mogelijk gemaakt. In de Dataviz Bootcamp leren managers en professionals hoe ze dat kunnen bereiken.

Een belangrijk onderdeel van het data design proces is het selecteren van een grafiek die de boodschap zo effectief mogelijk communiceert. Het datavisualisatie framework van B&F helpt daarbij. Door in deze casus de standaardgrafiek van het softwareprogramma (i.c. de kolomgrafiek) te vervangen door een lijngrafiek is de trend ineens heel duidelijk en worden de verschillen t.o.v. de gebudgetteerde omzet ineens wél inzichtelijk gemaakt. 

Het kiezen van de juiste kleuren in een datavisualisatie is geen kwestie van smaak of esthetiek en kan ook niet worden overgelaten aan de willekeur van het softwareprogramma. Softwareprogramma’s weten niet wat de belangrijkste boodschap is die je wil vertellen en kennen standaard aan elke categorie een eigen kleur toe. Maar kleur is vooral een strategische keuze in het communiceren van informatie. Met kleur kan belangrijke informatie worden geaccentueerd zodat de gebruiker weet waar hij moet kijken. 

Door het toevoegen van de annotatie ‘Daisen BV …. koopt bij de concurrent’ wordt de aandacht van de lezer in de verbeterde grafiek direct gericht op de oorzaak van het probleem en hiermee wordt aangezet tot de juiste actie.

VOOR: DE STANDAARD GRAFIEK UIT EXCEL, TABLEAU OF QLIK IS MEESTAL NIET WAT JE NODIG HEBT.

Standaard grafiek Excel, Tableau, Qlik

NA: DOOR TOEPASSING VAN HET DATAVISUALISATIE FRAMEWORK ONTSTAAT EEN STERK VERBETERDE GRAFIEK DIE NIEUW INZICHT GEEFT.

Voorbeeld grafiek daling omzet

Reactie van de CEO

“Deze sterk verbeterde visualisaties maken het voor ons als bestuur voortaan onnodig om nog te discussiëren over wat met de gepresenteerde gegevens nou precies wordt bedoeld. Door de eensluidendheid van de informatie en de nieuwe inzichten die we nu krijgen, kunnen we als bestuur voortaan direct gaan nadenken over oplossingen. Dat levert enorme tijdwinst op” aldus de CEO van het bedrijf.

Met deze verbeterde visualisaties verliezen we geen tijd meer met het bediscussiëren van wàt er staat. We kunnen die tijd nu nuttig besteden aan het bedenken en bespreken van oplossingen. Dat is een enorme tijdwinst.

CEO CLIENT B&F

Het implementeren van een datavisualisatie strategie is één van de werkwijzen die nodig is voor het creëren van een innoverende organisatie. Voor organisaties die geen beslissingen meer willen nemen op basis van esthetiek of intuïtie, maar op basis van data, is het wel de belangrijkste voorwaarde voor het creëren van een data-gedreven organisatie. De CEO: “We merken dat we na de implementatie van de datavisualisatie strategie als bestuur in staat zijn betere vragen te stellen, betere discussies te voeren en betere beslissingen te nemen.”

Meer leren?

Meer leren over datavisualisatie of data design?

Links