MENU SLUITEN
Beste tool voor maken van een grafiek: Excel, Tableau of Cognos?

Wat is de beste tool voor het maken van een grafiek? Excel, Tableau of Cognos?

 

In een wereld die beheerst wordt door data en waarin alles draait om informatie en kennis, is datavisualisatie onze belangrijkste gemeenschappelijke taal geworden. Datavisualisatie is inmiddels overal om ons heen. Grafieken, kaarten, diagrammen, ze overtreffen cijfers en tekst in alle opzichten. Ook softwareprogramma’s voor datavisualisatie kunnen nu meer dan ooit en de lijst van programma’s wordt met de dag langer. Maar wat is nu de beste tool voor het maken van een grafiek? En is Excel echt zo slecht voor het maken van een grafiek?

DOOR: ERIC JANSSEN

20 SEPTEMBER 2018

LEESTIJD: 5 MINUTEN

Datavisualisatie, het is overal om ons heen

Datavisualisatie is overal. Navigatiedashboards in auto’s wijzen ons de weg op de meest overzichtelijke manier. Weer-apps laten ons de weersverwachting zien door middel van symbolen. Fitness-apps gebruiken grafieken om ons inzicht te geven in het aantal stappen die we hebben gezet. Of apps die visualiseren of ons eetpatroon past bij de doelen die we ons hebben gesteld. De rekening van de energiemaatschappij laat grafieken zien die ons energieverbruik vergelijkt met soortgelijke huishoudens en de rekening toont maandelijkse de opbrengst van onze zonnepanelen in een heldere vergelijking. We realiseren het ons niet altijd, maar datavisualisatie heeft zich diep geworteld in ons dagelijks leven. Het maakt ons leven gemakkelijker en helpt ons bij het nemen van betere beslissingen.

Datavisualisatie: navigatie dashboard
Datavisualisatie: zonnepanelen
Datavisualisatie: weer app
Datavisualisatie: fitness app

DATAVISUALISATIE IS OVERAL: NAVIGATIE DASHBOARD, DE WEER-APP, ZONNEPANELEN OPBRENGST-APP EN DE FITNESS APP.

Nodig om data te begrijpen

Die alomtegenwoordigheid van datavisualisatie in ons dagelijks leven zorgt ook voor een groeiende behoefte aan betere visualisaties in ons werk. In meetings, sales presentaties en klantonderzoeksrapporten; van de werkvloer tot in de directiekamer is er behoefte aan heldere visuele communicatie van data. De moderne (executive) manager verwacht op haar werk datavisualisaties die net zo bruikbaar zijn als die in de fitness-app die ze gebruikt om haar persoonlijke sportprestaties te volgen. Datavisualisatie is de taal die nodig is om de enorme hoeveelheid data om ons heen, snel te kunnen begrijpen. Dat vereist een andere manier van denken en communiceren in organisaties. In plaats van het rondsturen van eindeloos lange e-mails en tabellen vol met cijfers en tekst, richten bedrijven zich steeds meer bedrijven op effectief strategisch communicatie design, waarmee ze competitief voordeel willen halen uit alle data die ze verzamelen.

Geen nice-to-have skill meer

Door data efficiënter te communiceren behalen organisaties bovendien een enorme kostenbesparing. Het effectief delen van kennis zorgt ook voor meer innovatiekracht in de organisatie. Nieuwe ideeën kunnen communiceren met behulp van duidelijke grafieken is geen nice-to-have skill meer, maar een must-have skill zegt Carlson Wagonlit Business Travel: ‘Datavisualisatie is geen nice-to-have skill meer voor onze organisatie. Business managers en business leaders die geen heldere visualisaties kunnen maken, zijn voor ons minder waardevol. Daarom trainen we ze in het visualiseren en effectief communiceren van data’. 

Business managers en -leaders die geen heldere visualisaties kunnen maken, zijn voor ons minder waardevol. Daarom trainen we ze in het visualiseren en effectief communiceren van data.

CARLSON WAGONLIT BUSINESS TRAVEL

Beste tool voor het maken van een grafiek: Excel, Tableau of Cognos?

Hieronder enkele voorbeelden van standaardgrafieken uit Excel, Cognos Analytics en Tableau. De grafieken zien er alledrie prima uit: ze zijn goed gelabeld, er zijn geen onnodige versieringen en kleur is zorgvuldig gekozen. De grafieken vertellen ook allemaal een duidelijk verhaal: na zes maanden groei, zwakt de groei een beetje af om vervolgens te stabiliseren.

Datavisualisatie: standaard grafiek Excel
DE STANDAARD GRAFIEK VAN EXCEL
Datavisualisatie: standaardgrafiek Tableau
DE STANDAARD GRAFIEK IN TABLEAU
Datavisualisatie: standaard grafiek Cognos Analytics
DE STANDAARD GRAFIEK IN COGNOS ANALYTICS

Maar betekent dit ook dat het goede grafieken zijn? Ze zijn vrijwel identiek, wat laat zien dat Tableau of Cognos geen betere grafieken maakt dan Excel. Onze eerste conclusie is daarom dat het softwareprogramma niet bepalend is voor de kwaliteit van de grafiek. Software kan de taak van het bedenken van een goede grafiek niet van ons overnemen. De vraag blijft overeind: zijn deze grafieken goed? Het antwoord: we weten het niet.

Context is essentieel

Zonder kennis van de context kunnen we daar niets zinnigs over zeggen. Wat we wel kunnen zeggen, of ze goed zijn opgebouwd en of ze de ‘theoretische’ regels hebben gevolgd voor informatiepresentatie. Maar om de toegevoegde zakelijke waarde ervan te beoordelen, zullen we meer moeten weten. Bijvoorbeeld, wie de grafiek gaat gebruiken? Wat willen we duidelijk maken met de grafiek? Wat willen we dat mensen met de informatie doen: investeren, afstoten, heroverwegen?

Nieuwe functie-eis

Als we onder datavisualisatie verstaan ‘het selecteren van cel A1 t/m K115, daarna klikken op de rechtermuisknop en kiezen voor de standaardgrafiek in ons favoriete softwareprogramma’, dan lopen we het risico dat een collega van een andere afdeling – die iets beter zijn best doet om data duidelijk te communiceren – beter inzicht geeft in de data. En dat verschil wordt opgemerkt. Carlson Wagonlit Business Travel zegt daarover: ‘we zien steeds vaker in ons bedrijf dat wie data niet effectief kan communiceren, voorbij wordt gestreefd door een collega die dat wel kan. Het kunnen bedenken en creëren van high impact datavisualisaties is een belangrijke functie-eis geworden voor bijna iedereen in de organisatie. Strategisch communicatie design wordt voor onze organisatie steeds belangrijker.’

Maar wat is dan een goede grafiek? Wanneer is die effectief? Wanneer heeft het verhaal dat verteld wordt met data écht impact?

Context eerst: ken je publiek

Als we één van bovenstaande grafieken op die manier zouden presenteren aan de directie dan het waarschijnlijk niet zo’n goede grafiek zijn, want bestuurders kennen meestal de maandomzet wel. Gevolg is dat je publiek (de directie) verveeld raakt en afhaakt, nog tijdens de presentatie. Ze grijpen naar hun smartphone of tablet en gaan nieuw binnengekomen berichten lezen. Of erger nog, ze raken geërgerd omdat hun kostbare tijd wordt verspild met informatie die ze al wisten.

Softwaretools nemen het denkproces niet over

Stel dat de directie op zoek is naar nieuwe afzetmarkten om in te investeren zodat ze de negatieve omzettrend kunnen keren in een bepaalde regio; in dat geval zal een uitsplitsing van veranderingen in de wereldwijde verdeling van de omzet een betere grafiek zijn:

INFORMATIEVISUALISATIE: datavisualisatie

Bovenstaande grafiek over de regionale omzet trends is gebaseerd op dezelfde dataset, maar laat een heel andere uitkomst zien. Cognos Analytics, Tableau of Power BI, om er maar een aantal te noemen, zijn prima tools voor data-analyse, maar hoe geavanceerd ze ook zijn, ze kunnen het denkproces niet van ons overnemen.

Soms werkt een snelle eenvoudige schets beter

Stel dat de CFO zegt: ‘Laten we het in ons volgende gesprek eens hebben over mogelijke omzettrends in de toekomst’, dan zou voorgaande grafiek weer niet effectief zijn. Gelet op de context en het doel, zou het verkennen van verschillende toekomstige scenario’s over de omzettrend en het schetsen daarvan op een whiteboard een grafiek opleveren die beter geschikt is voor deze brainstormsessie:

Beste tool voor maken van een grafiek: Excel, Tableau of Cognos?
DATA SCHETSEN OP EEN WHITEBOARD: EFFECTIEF BIJ HET BRAINSTORMEN VAN MOGELIJKE SCENARIO'S

In deze context – het bedenken van mogelijke scenarios – is een compleet uitgewerkte grafiek niet effectief, maar werkt een ruwe schets juist heel goed.

Stel de gebruiker centraal, niet de tools

Deze voorbeelden laten zien dat we het idee moeten loslaten dat de kwaliteit en de impact van een grafiek worden bepaald door de tool waarmee die is gemaakt. Ook hangt het succes niet af van het volgen van strikte presentatieregels, zoals ‘gebruik nóóit een pie chart’ of ‘gebruik áltijd een kolommendiagram’. Een grafiek is geslaagd als die informatie effectief en efficiënt communiceert, daarbij lettend op de context. Voorkomen moet worden dat mensen hard moeten werken om de belangrijkste boodschap van de grafiek te begrijpen. Verder moeten we voorkomen dat gebruikers dezelfde boodschap verschillend interpreteren of worden misleid. Datavisualisatie design gaat er om dat mensen dingen kunnen zien in de data die ze eerder niet zagen, zodat ze betere en snellere beslissingen kunnen nemen. Dat vergt een manier van denken in organisaties waarbij niet de data of de tools centraal staan, maar de gebruiker van de informatie.

In strategisch communicatie design staan niet de data of de tools centraal, maar de gebruiker van de informatie.

CARLSON WAGONLIT BUSINESS TRAVEL