Hoe kan data storytelling ons helpen organisatiedoelen te halen?
Organisaties – groot en klein – beschikken over steeds meer data en data analyses. Echter de uitkomsten van al die analyses omzetten in belangrijke nieuwe inzichten blijkt voor veel organisaties echter nog een grote uitdaging. Data storytelling technieken helpen ons data om te zetten naar glasheldere aanbevelingen en acties die nodig zijn voor het halen van organisatiedoelen.
Waarde creëren met data
Technologische ontwikkelingen in de afgelopen 15 jaar hebben er voor gezorgd dat organisaties nu kunnen beschikken over grote hoeveelheden data. De ontwikkelingen bieden ons nu ook krachtige nieuwe tools waarmee we data op een effectieve manier kunnen analyseren. Echter de uitkomsten van al die data analyses omzetten in belangrijke nieuwe inzichten, blijkt voor veel organisaties nog een grote uitdaging. En het probleem wordt nog groter als data een rol gaan spelen in het besluitvormingsproces. Toch kunnen we met de juiste methodiek de uitkomsten van complexe data analyses omzetten in een krachtig verhaal dat decision makers helpt betere beslissingen te nemen en organisaties helpt doelen te halen.
Onderzoek van Deloitte laat zien dat organisaties die data op een effectieve manier gebruiken in hun besluitvormingsproces 2x meer kans hebben om hun bedrijfsdoelen te halen. De vraag is dus niet of je data moet gebruiken, maar hoe je data gebruikt om je besluitvormingsproces te optimaliseren. Data zelf creëren namelijk geen waarde. Het doel moet zijn om decision makers op zo’n manier te informeren met data dat ze weten welke acties nodig zijn om waarde te creëren voor de organisatie. En volgens Deloitte dienen teams en professionals daarom te beschikken over meer data storytelling skills.
Betere samenwerking en meer kennis
Data storytelling is het destilleren van essentiële inzichten uit data en die belangrijke nieuwe inzichten presenteren op een manier die decision makers helpt betere beslissingen te nemen. Het is een methodiek die gebaseerd is op wetenschappelijk onderzoek en bijzonder waardevol blijkt in situaties waar groepen of teams zakelijke beslissingen nemen en de uitkomsten van data analyses gebruiken als onderdeel van het besluitvormingsproces.
Data storytelling wordt gezien als de verbinder tussen traditionele hard skills (data analyse) en power skills als kritisch denken, samenwerking, kennisdeling en effectieve communicatie om te komen tot betere beslissingen.
Sneller de juiste beslissingen
De toegevoegde waarde van data storytelling wordt pas echt duidelijk in de huidige VUCA-wereld waarin organisaties opereren. De wereld wordt steeds complexer en onzekerder. Veranderingen volgen elkaar in rap tempo op. Organisaties moeten in staat zijn snel de juiste beslissingen te nemen om zich aan te kunnen passen aan een omgeving snel verandert. Daarom verzamelen organisaties data en vinden steeds meer data analyses plaats in alle afdelingen en alle lagen van de organisatie. Het helpt dan niet als de uitkomsten van al die data analyses worden gedeeld in complexe ‘data analyse taal’, die alleen begrepen wordt door experts en analisten die diep in de data en het onderwerp zitten. De uitkomsten van data analyses zijn vaak complex en daarom niet geschikt voor snelle en effectieve besluitvorming.
Cruciale data die we voorleggen voor besluitvorming zullen we moeten presenteren op de meest informatieve en deskundige manier zodat de CEO of business manager, die uit een heel andere meeting komt over een totaal ander onderwerp, direct kan begrijpen waar het om gaat en geholpen wordt om snel de juiste beslissingen te nemen.
Data storytelling is bijzonder waardevol in situaties waar groepen of teams data gebruiken om zakelijke beslissingen te nemen.
ROBERT AUSTIN
PROFESSOR MANAGEMENT OF CREATIVITY AND INNOVATION
COPENHAGEN BUSINESS SCHOOL
Organisatiedoelen halen
Het eindproduct van ieder data storytelling proces is een zogenaamde data story of dataverhaal. En zoals Mark Nelson – CEO van Tableau – het uitlegt: ‘de toegevoegde waarde van een dataverhaal gaat verder dan het hebben cijfers, rapporten en dashboards. Data vertellen bedrijven welke kansen zich voordoen of met welke problemen een organisatie te maken heeft. Data kunnen ons stap voor stap naar de juiste inzichten en conclusies leiden. Maar er gebeurt pas iets met die data als teams in staat zijn data te communiceren in de vorm van een verhaal. Dan pas komen data tot leven en leiden ze tot actie’.
Een dataverhaal is een effectieve manier om data te structureren in een probleem en een duidelijke oplossing. Mark Nelson: ‘Een aanbeveling aan een decision maker dient altijd een logische structuur te volgen. Want zonder duidelijke structuur kost het drukbezette decision makers onnodig veel tijd om de aanbeveling te begrijpen. Bovendien geeft het hanteren van de vaste structuur adviseurs belangrijk denkgereedschap in handen om problemen op te lossen in plaats van alleen maar problemen te identificeren. Het helpt acties te bedenken die nodig zijn om het als organisatie beter te doen’.
Er is geen tekort aan data, maar een tekort aan mensen die die data tot leven kunnen brengen. Data omzetten in een overtuigend verhaal is een skill die nu van iedere leidinggevende wordt verwacht.
DR JENNIFER AAKER
PROFESSOR BEHAVIOURAL SCIENCE
STANFORD GRADUATE SCHOOL OF BUSINESS
Dataverhaal lost problemen op
Het verzamelen van data in rapportages, analyses en dashboards is belangrijk. We vertrouwen op die data om te weten wat er is gebeurd. Maar om te begrijpen welke impact die data hebben op de organisatie, is meer nodig alleen een tabel of grafiek.
Het opstellen van een aanbeveling die wordt goedgekeurd door de CEO vereist beargumenteerd en overtuigend schrijven. Waarom? Omdat je niet alleen probeert te bewijzen dat je de feiten of data juist hebt (argumentatie), maar ook probeert anderen tot actie te bewegen (overtuigen).
Een dataverhaal is een gestructureerd overzicht van de aanbeveling die je doet en is opgebouwd uit drie delen, die achtereenvolgens beschrijven:
1 wat is de situatie nu waarin jouw organisatie zich bevindt?
2 welk conflict levert dat op?
3 wat is de oplossing of de actie die je aanbeveelt?
1 Wat is de situatie nu?
Het begin van een dataverhaal maakt de huidige situatie duidelijk. Het beschrijft de situatie waarin de organisatie zich bevindt.
2 Welk conflict levert dat op?
Het tweede deel van een dataverhaal introduceert het conflict of de complicatie die ontstaat door de situatie waarin jouw organisatie zich bevindt. Hier worden de data genoemd, die moeten veranderen. Acties van anderen zijn nodig om deze te veranderen in de gewenste richting.
3 De oplossing
Het laatste deel van een datastory vertelt hoe het conflict of probleem van deel 2 kan worden opgelost en kan zorgen voor een positieve uitkomst. De voorgestelde acties zullen zorgen voor een verbetering van toekomstige data en zijn gericht op het realiseren van organisatiedoelen.
We vertrouwen op data om te weten wat er is gebeurd en op dataverhaal om te begrijpen wat dat betekent.
Tools
Naast de uitgebreide toolkit die we gebruiken in onze Datastorytelling Bootcamp, hebben we ook een aantal praktische tools ontwikkeld die je nu alvast helpen complexe data om te zetten in heldere nieuwe inzichten die besluitvorming versnellen. Bekijk hier onze nieuwe Tools sectie.