Effectief data communiceren: onmisbare skill voor financials

De rol van data is in iedere functie anders

Ten aanzien van het gebruik van data kunnen we in een organisatie grofweg deze driedeling maken:

1. Analyseren
2. Uitleggen
3. Inspireren

2. Data uitleggen

Het uitleggen van data vraagt andere skills. Er wordt minder een beroep gedaan op analytisch vermogen en meer op communicatieve vaardigheden. De controller groeit van een data-analytische rol naar een strategisch adviserende rol en zal data daarom anders gaan gebruiken. De strategisch business partner besteedt meer tijd aan het communiceren en uitleggen dan aan het analyseren van data. Want alleen door de data van vandaag goed uit te leggen, kunnen we de data van morgen veranderen. Inzichten uit het verleden (wat gegevens zijn) informeren ons over de richting die we moeten inslaan en acties die we moeten ondernemen. Maar anderen zover krijgen dat ze de juiste acties ondernemen, lukt alleen als we data goed weten te communiceren en mensen weten te inspireren.

3. Inspireren met data

Leiders in organisaties gebruiken data om mensen in de organisatie te inspireren tot het ondernemen van de juiste actie. Om mensen te inspireren met data staan leiders verschillende technieken ter beschikking zoals humanisering van de data en storytechnieken.

Cijfers spreken niet voor zichzelf

Pieter: “Mijn ervaring is dat niet iedereen evenveel affiniteit heeft met cijfers. Nadenken over wie je publiek is en waar ze behoefte aan hebben, is belangrijk. Visualisatie van informatie speelt een belangrijke rol. Het zet mensen aan tot lezen.”

De basis van alle effectieve communicatie is empathie. Een grafiek die voor jou misschien compleet duidelijk is, kan voor een ander totaal onbegrijpelijk zijn. Het is niet dat jouw doelgroep niet slim genoeg is, ze komen alleen van een andere achtergrond en hebben een andere diepgang met betrekking tot de data. Een controller die een week lang een dataset heeft geanalyseerd heeft een enorme kennisvoorsprong en dat maakt eenvoudig uitleggen vaak lastig. Dat fenomeen staat bekend als ‘the curse of knowledge’. Wat voor jou misschien overdreven eenvoudig is, wordt door anderen vaak gezien als 100% duidelijk.

Effectief data communiceren is vooral gericht op actie

Het effectief communiceren van data is gericht op actie en vraagt dat de boodschap wordt aangepast aan de ontvangende doelgroep. Data spreken niet voor zichzelf en ze leiden ook niet vanzelf tot het ondernemen van de juiste actie in een organisatie. Belangrijke nieuwe data-inzichten vergen een aanbeveling in de vorm van een actieplan of rapport. Door het creëren van visuele en verbale duidelijkheid wordt de aandacht gevestigd op de belangrijkste bevindingen in de data, zodat anderen niet zo hard hoeven te werken om te begrijpen waarom jouw aanbeveling moet worden goedgekeurd. Het onder de knie krijgen van deze vaardigheid van efficiënte en inspirerende communicatie loont voor iedere finance professional en leidt tot een meer data-gedreven organisatie.

Pieter: “Binnen de CFRO functie hebben we een eigen Academy opgericht. Wij trainen onze mensen in het visualiseren van data, leren ze een inspirerende TED-talk geven en ze leren over positieve gedragsbeïnvloeding. Verder hebben we een dedicated data-team opgericht dat een katalysator moet vormen achter de data push.”

Waarom is het belangrijk voor onze organisatie?

Ervaren jullie dat ook in je organisatie dat het uitleggen van cijfers steeds belangrijker wordt? Pieter: “Vroeger was je de beste controller als je mooie spreadsheets kon maken, nu ligt het accent op het goed kunnen communiceren van cijfers. Cijfers moeten helder zijn”.

LinkedIn publiceerde een studie die aangaf dat werkgevers niet op zoek zijn naar professionals die alleen goed zijn met data. Ze willen mensen die data goed kunnen analyseren, probleemoplossend kunnen denken én goed kunnen communiceren. CWT zegt hierover: “Goed communiceren van data is voor ons geen ‘nice to have’ skill meer. Managers en leiders die data niet goed kunnen uitleggen zijn minder waardevol voor onze organisatie. Daarom trainen we ze zo veel in het ontwikkelen van deze belangrijke skill”.

Pieter: “We merken dat bestuurders in het executive team steeds meer beslissingen moeten nemen in steeds minder tijd. Ze willen geen rapport meer van 80 pagina’s. Ze willen snel en to-the-point geïnformeerd worden. We informeren ze steeds meer met one-pagers”. Miriam: “We hebben meer data dan ooit. Data analyseren is belangrijk. Maar pas als we data goed kunnen uitleggen zullen leidinggevenden anderen kunnen inspireren met data”.

Waarom is data communiceren een belangrijke skill voor je loopbaan?

Pieter: “Mensen onthouden 20% van wat ze lezen en slechts 10% van wat ze horen. Voeg er beeld aan toe en mensen onthouden 80%. Het visualiseren van data is essentieel. De tijd die je er aan de voorkant insteekt, haal je er aan de achterkant dubbel en dwars weer uit. Data goed kunnen communiceren is een ‘must have’ tool geworden voor iedere controller die met zijn toekomst bezig is”.

Miriam: “Met de harde kant van ons vak zit het meestal wel goed. Het is vooral de (softe) communicatieve kant die vooral aandacht vraagt”.

Effectief gebruik van data is de uitdaging

Data-analyse en -visualisatie tools zijn steeds geavanceerder geworden. Ze laten ons precies zien in welke regio en in welke periode de performance achterblijft. Wat ze niet kunnen, is ons vertellen wat we er aan moeten doen. Want dat vraagt menselijke intuïtie. Onze belangrijkste uitdaging is niet meer het verzamelen, opslaan, analyseren en mensen voorzien van data. Onze grootste uitdaging van nu is die data effectief gebruiken om werkelijk betere beslissingen te kunnen nemen. Leidinggevenden moeten voortdurend beslissingen nemen die grotendeels gebaseerd zijn op data-analyse. Ze willen die voorgelegd krijgen op de meest deskundige manier.